Welcome kit per nuovi dipendenti: contenuto, taglie, fisco

In breve

Un welcome kit funziona quando contiene poche cose utili, è pronto il primo giorno e i capi sono della taglia giusta. Gli studi misurano l'effetto dell'accoglienza nel suo insieme, non del kit da solo. Sul fisco, nel 2026 i beni dati ai dipendenti non sono tassati fino a 1.000 euro l'anno, 2.000 con figli a carico. Oltre la soglia diventa reddito tutto il valore, e per l'Agenzia delle Entrate anche i gadget con il logo rientrano nel conto.

Nella guida trovi cosa dicono davvero gli studi, cosa mettere nella scatola secondo i dati ASI sull'Italia, come gestire taglie, logo e nome, come organizzare consegna e ordini per chi lavora in ufficio, in modo ibrido o da remoto, con un selettore, le regole su fringe benefit e frasi ambientali, e gli errori da evitare.

Il primo giorno

Cosa dicono gli studi

I numeri riguardano l'accoglienza nel suo insieme.

Il kit aiuta dentro un'accoglienza curata.

Il welcome kit è la scatola che l'azienda dà a chi arriva: qualche oggetto con il logo, una lettera, spesso un capo. Prima di sceglierlo conviene sapere cosa dicono i dati, e anche cosa non dicono.

12%dipendenti pienamente d'accordo sul fatto che la loro azienda accolga bene i nuovi assuntiGallup
605neoassunti seguiti nello studio sul campo in Wipro BPOCable, Gino, Staats, 2013
32%dimissioni in meno nei primi sei mesi, rispetto all'accoglienza abitualeCable, Gino, Staats, 2013

Lo studio sui neoassunti di Wipro

Nel 2011 tre ricercatori, Daniel Cable, Francesca Gino e Bradley Staats, hanno diviso in tre gruppi i neoassunti di Wipro BPO, un'azienda indiana di assistenza clienti. Il primo giorno era diverso per ciascun gruppo.

Gruppo	Il primo giorno	Cosa ricevevano
Identità personale	Ognuno lavora sui propri punti di forza e su come usarli nel lavoro	Una felpa con il proprio nome
Identità aziendale	Un dirigente e un dipendente modello raccontano i valori dell'azienda	Una felpa con il nome dell'azienda
Accoglienza abituale	Il lavoro e l'azienda, come sempre	Non indicato nell'articolo

Nei primi sei mesi chi era nel primo gruppo ha lasciato il lavoro il 32% in meno rispetto all'accoglienza abituale e il 21% in meno rispetto al gruppo sui valori. Anche i giudizi dei clienti erano migliori. Lo studio è uscito su MIT Sloan Management Review e su Administrative Science Quarterly.

Attenzione a come si legge. La felpa con il nome era una parte di un'attività più ampia, centrata sulla persona: lo studio misura tutto l'insieme e non separa l'effetto della felpa.

Il dato di Gallup

Gallup scrive che solo il 12% dei dipendenti è pienamente d'accordo sul fatto che la propria azienda accolga bene i nuovi assunti. La pagina non indica anno e campione. Nello stesso filone Gallup riporta che il 70% di chi ha avuto un'accoglienza eccezionale dice di avere «il lavoro migliore possibile».

Cosa ne ricaviamo per il kit

Non abbiamo trovato studi indipendenti che misurino l'effetto del solo kit.
Gli studi seri parlano di accoglienza: il kit è una parte, insieme a persone, tempi e informazioni.
Mettere al centro la persona, per esempio con il suo nome sul capo, è coerente con lo studio Wipro.
Molte percentuali che girano online sull'onboarding non portano a una ricerca verificabile: le abbiamo lasciate fuori.

La scatola

Cosa mettere nel kit

Poche cose, da usare ogni giorno.

Scegli quello che la persona userà davvero.

Per capire cosa le persone tengono, il dato più recente è l'indagine 2026 dell'Advertising Specialty Institute (ASI), l'associazione americana del settore dei gadget. Intervista online migliaia di consumatori in Stati Uniti, Canada, Messico e 21 paesi europei, Italia compresa.

Due cautele. Le persone intervistate sono consumatori che ricevono gadget, non neoassunti. E lo studio è fatto dal settore che vende questi prodotti.

Domanda	Italia	Media internazionale
Cosa riceverebbero più volentieri	1 t-shirt, 2 polo, 3 power bank, 4 regali alimentari, 5 chiavette USB	T-shirt (48%), power bank (45%), regali alimentari (43%), borse (41%)
Perché terrebbero un gadget: perché è utile	69%	74%

Una base da cui partire

Questi oggetti si usano ogni giorno e funzionano in ufficio come a casa. Non serve metterli tutti: meglio pochi e di qualità.

In Italia la t-shirt è prima nelle preferenze

Va bene solo se è della taglia giusta. Scegli un capo che la persona metterebbe anche nel fine settimana, con un logo di misura discreta.

Lascia fuori quello che nessuno userebbe: oggetti di moda per una stagione, gadget fragili, tanti adesivi. Prima di ordinare chiedi un campione e usalo per qualche giorno.

I capi

Taglie, logo e nome

Il capo è l'oggetto più gradito e il più difficile.

Chiedi la taglia prima di ordinare.

La taglia

Il modo più semplice è lasciare che ogni persona scelga la sua taglia da sola, prima del primo giorno. Le taglie cambiano da un marchio all'altro: «porto la M» non basta, serve confrontarsi con le misure del capo che hai scelto.

Per questo c'è FitList, gratuito fino a 100 persone. Scegli il capo dal catalogo, crei una raccolta e mandi il link per email, WhatsApp o Slack. Chi lo riceve non deve registrarsi: apre il link, sceglie la taglia e conferma. Tu vedi chi ha risposto e chi manca, e alla fine scarichi la lista in CSV o PDF da mandare allo stampatore.

Perché non un modulo Google? Con un modulo generico ognuno scrive la taglia a memoria, senza vedere le misure del capo che riceverà, e poi tocca a te contare le risposte e inseguire chi manca. FitList mostra le misure reali di quel capo, aiuta a trovare la taglia, ti dice chi non ha ancora risposto, ricorda la raccolta con un clic, si chiude da sola alla scadenza e ti dà già il totale per ogni taglia.

Tre modi per trovare la taglia, dentro FitList

Misurare una maglietta che già si indossa: si stende e si misura il petto da cucitura a cucitura.
Usare MyFit: con altezza, peso, età e vestibilità preferita stima le misure e le confronta con quelle del capo.
Guardare la tabella misure ufficiale del capo scelto.

Puoi proteggere la raccolta con un PIN e darle una scadenza, così nessuno risponde dopo l'ordine. Se non puoi chiedere la taglia, scegli oggetti che non ce l'hanno: zaino, shopper, borraccia, cappellino. Per una scorta di capi senza nomi, SizePlan stima quante taglie ordinare.

Da evitare	Meglio così
Ordinare tutto in L, sperando che vada bene a tutti	Far scegliere la taglia a ciascuno, con FitList e la tabella del capo
Un solo modello per tutti	Offrire anche il taglio da donna, oppure un oggetto senza taglia
Chiedere la taglia il primo giorno	Chiederla alla firma, così il capo è pronto quando la persona arriva

Il logo e il nome

Prima di ordinare prova il logo sul capo con MyMockup: vedi subito misura e posizione. Per il nome di ogni persona servono tecniche che lavorano un pezzo alla volta, come il DTF o il vinile. Per un ordine unico di molti capi uguali, da 30 pezzi con pochi colori comincia a convenire la serigrafia.

Con un account gratuito MyMockup esporta il mockup in PNG, da usare nelle presentazioni per far approvare il kit, e in PDF la bozza tecnica con posizioni e misure del logo, da mandare al tuo fornitore di fiducia.

Sul tessuto, la guida ai tessuti per magliette spiega cosa leggere sulla scheda del capo.

La consegna

Ufficio, ibrido o remoto

Cambia il modo in cui il kit arriva.

Il kit deve essere pronto il primo giorno.

In ufficio

Il kit si fa trovare sulla scrivania il primo giorno e lo consegna chi accoglie la persona. Non serve spedire nulla.

Ibrido

Consegnalo nel primo giorno in presenza. Se la persona comincia da casa, spediscilo come per chi lavora da remoto. Se assumi un gruppo, fissare per tutti il primo giorno in ufficio evita le spedizioni.

Da remoto

La scatola arriva a casa, ed è il primo contatto fisico con l'azienda. Chiedi indirizzo e taglia alla firma. Spedisci con un numero di tracciamento e fai in modo che arrivi prima del primo giorno. Evita gli oggetti fragili.

I tempi

Conta a ritroso dal primo giorno: bozza, approvazione, produzione, preparazione delle scatole, spedizione. Chiedi al fornitore i giorni di ogni fase, per iscritto. Come ordine di grandezza, il fornitore americano 4imprint indica da 3 a 10 giorni lavorativi tra l'approvazione della grafica e la spedizione di magliette stampate. Ricamo e confezioni su misura chiedono di più.

Gli ordini

Conta anche quante persone assumi e quando. Con pochi ingressi sparsi nell'anno, tieni una piccola scorta di oggetti senza taglia e ordina il capo alla firma, in stampa digitale. Con ingressi a ondate, fai un ordine per ogni ondata e raccogli prima le taglie di tutto il gruppo. Con ingressi regolari, tieni una scorta e riordina a date fisse, con le taglie stimate sui gruppi passati.

Per chi lavora da remoto conviene chiedere al fornitore se tiene la scorta e spedisce le singole scatole su richiesta. Scegli i due casi qui sotto.

Come organizzare kit e ordini

Piccola scorta, consegna a mano

Tieni in sede gli oggetti senza taglia. Il capo lo ordini alla firma, in stampa digitale anche per un solo pezzo.

Vedi tutte le combinazioni

Come arrivano le assunzioni?	In ufficio	Ibrido	Da remoto
Poche, sparse nell'anno	Piccola scorta, consegna a mano	Consegna nel primo giorno in ufficio	Una spedizione per persona
A ondate, in gruppo	Un ordine per ogni ondata	Primo giorno in ufficio per tutto il gruppo	Un ordine, tante spedizioni
Regolari, ogni mese	Scorta in sede e riordino a date fisse	Scorta in sede, spedizione solo se serve	Scorta presso chi spedisce

Le regole

Fringe benefit e frasi ambientali

Due controlli da fare prima di ordinare.

Il kit conta nella soglia dei benefit, le frasi green vanno dimostrate.

Prima di tutto: cos'è un fringe benefit

Per il fisco lo stipendio non è l'unica cosa che il dipendente riceve dall'azienda. Anche un oggetto regalato ha un valore, e la legge tratta quel valore come una parte di stipendio, pagata in oggetti invece che in denaro. Si chiama fringe benefit, o reddito in natura.

In linea di principio, quindi, sul valore del kit il dipendente pagherebbe tasse e contributi, come su una parte della busta paga. La legge però prevede una franchigia: se i benefit ricevuti in un anno restano sotto una certa cifra, non si paga nulla, né il dipendente né l'azienda.

Quanto vale la franchigia

La soglia per il 2025, il 2026 e il 2027

1.000 €all'anno per ogni dipendenteLegge 207/2024, comma 390
2.000 €all'anno per chi ha figli fiscalmente a caricoServe comunicare all'azienda il codice fiscale dei figli

Tre regole da conoscere

Come si calcola

Si sommano tutti i benefit dell'anno, non solo il kit: per esempio anche buoni spesa, buoni carburante o il regalo di Natale.
Finché il totale resta sotto la soglia, non cambia nulla. Esempio: a un dipendente senza figli dai il kit e a Natale un buono. Sommi i due valori: se restano sotto 1.000 euro, nessuno paga niente in più.
Se il totale supera la soglia, anche di poco, diventa tassato tutto il valore, non solo la parte oltre la soglia. Lo ripete l'Agenzia delle Entrate nella risposta 189 del 2026.

E se l'oggetto ha il logo?

Verrebbe da pensare che una tazza o una felpa con il logo dell'azienda sia uno strumento di lavoro, e quindi non conti. Di solito non è così. Nel 2024 l'Agenzia delle Entrate ha risposto a una caffetteria che dava ai dipendenti tazze e spille con il logo (risposta 89/2024): contano nella franchigia, perché il dipendente le usa anche per sé.

Non contano solo se il contratto obbliga a usarle per lavoro e poi a restituirle. Quella risposta riguardava un'azienda precisa, ma mostra come ragiona l'Agenzia anche per un welcome kit.

Cosa invece è diverso

Gli oggetti che servono per lavorare, come la divisa da indossare in servizio, il computer o il telefono aziendale, seguono regole diverse da quelle dei regali. Come vanno trattati nel tuo caso, e come si calcola il valore del kit, lo decide il consulente del lavoro: chiediglielo prima di ordinare.

Per il 2027 il disegno di legge di bilancio propone di alzare la soglia a 2.000 euro anche per i lavoratori fino a 30 anni. Per ora è solo una proposta.

Le frasi ambientali

Una frase ambientale generica è un aggettivo che promette qualcosa di buono per l'ambiente senza dire cosa: «green», «eco», «sostenibile», «amico dell'ambiente». Dal 27 settembre 2026 il D.Lgs. 30/2026, che applica in Italia una direttiva europea, le vieta se l'azienda non può dimostrarle con una certificazione riconosciuta.

Il divieto riguarda la comunicazione ai clienti. Un kit dato ai soli dipendenti, in sé, non è pubblicità. Ma se pubblichi la foto del kit sul sito o su LinkedIn con la scritta «il nostro kit green», quella diventa comunicazione pubblica e la regola vale. La strada sicura è scrivere il fatto preciso al posto dell'aggettivo.

Da evitare	Meglio così, se documentato
«Un kit green per il tuo primo giorno»	Il fatto preciso, per esempio «T-shirt in cotone biologico certificato GOTS»
«Kit a impatto zero»	Il dato misurato e come è stato calcolato
«Kit riciclato», se lo è solo la scatola	«Scatola in cartone riciclato»

Le regole complete sono nella guida Eco-friendly: cosa non scrivere sui gadget. Per capire cosa garantiscono GOTS, GRS e OEKO-TEX leggi la guida alle certificazioni tessili.

Gli errori

Gli errori più comuni

Quasi tutti si evitano con un po' di anticipo.

Decidi il kit prima di aprire la posizione.

Ordinare quando la persona ha già firmato.
Bozza, produzione e spedizione chiedono giorni. Chiedi al fornitore i tempi di ogni fase e conta a ritroso dal primo giorno.
Indovinare le taglie.
Manda un link FitList alla firma: ognuno sceglie la sua taglia sulle misure del capo. Se non puoi, scegli oggetti senza taglia.
Pensare che il logo renda il gadget esente.
Per l'Agenzia delle Entrate anche il merchandising con il logo conta nella soglia dei fringe benefit. Somma il valore del kit agli altri benefit dell'anno.
Scrivere «green» sulla scatola o nel post.
Dal 27 settembre 2026 le frasi ambientali generiche non dimostrate sono vietate. Scrivi il fatto preciso e tieni le prove.
Riempire la scatola.
Tanti oggetti economici dicono poco. Pochi oggetti utili e di qualità vengono usati ogni giorno.
Spedire senza tracciamento a chi lavora da remoto.
Se il pacco si perde, il primo giorno arriva senza kit. Usa un corriere con tracciamento e controlla l'indirizzo alla firma.

Fonti

Domande frequenti

Cosa mettere in un welcome kit per i nuovi dipendenti?

Pochi oggetti che si usano ogni giorno: un capo con il logo nella taglia giusta, una borraccia o un thermos, un taccuino, uno zaino o una shopper, e una lettera di benvenuto firmata da chi guiderà la persona. In Italia, secondo l'indagine ASI 2026, i gadget più graditi sono t-shirt, polo e power bank.

Il welcome kit è un fringe benefit?

Di solito sì. Il valore degli oggetti che l'azienda regala al dipendente conta come una parte di stipendio, pagata in oggetti. Non si pagano tasse finché il totale dei benefit dell'anno resta sotto 1.000 euro, o 2.000 per chi ha figli a carico (2025-2027). Anche gli oggetti con il logo contano. Per il tuo caso senti il consulente del lavoro.

Un gadget con il logo aziendale è tassato?

Nella risposta 89/2024 l'Agenzia delle Entrate ha detto che tazze con il logo e spille regalate ai dipendenti sono un arricchimento per chi le riceve e contano nella soglia. La risposta vale per quel caso, ma il ragionamento è chiaro. Divise, computer e telefono dati per lavorare sono casi diversi: chiedi al consulente.

Cosa succede se il valore dei benefit supera la soglia?

Diventa tassato tutto il valore dei benefit ricevuti nell'anno, non solo la parte oltre la soglia. Esempio: con una soglia di 1.000 euro, se il totale arriva a poco più di 1.000 euro si paga su tutto. Lo ripete l'Agenzia delle Entrate nella risposta 189/2026.

Come gestire le taglie dei capi nel welcome kit?

Fai scegliere la taglia a ogni persona prima del primo giorno con FitList, gratuito fino a 100 persone: mandi un link, ognuno sceglie misurando una maglietta, con MyFit o con la tabella del capo, e tu scarichi la lista per lo stampatore. Se non puoi, scegli oggetti senza taglia.

Come spedire il welcome kit a chi lavora da remoto?

Chiedi indirizzo e taglia alla firma, spedisci con un corriere che dia il tracciamento e fai arrivare la scatola prima del primo giorno. Evita gli oggetti fragili. Se assumi spesso, chiedi al fornitore se tiene la scorta e spedisce le scatole su richiesta.

Posso scrivere che il kit è sostenibile?

Solo con un fatto preciso e documentato. Dal 27 settembre 2026 il D.Lgs. 30/2026 vieta le frasi ambientali generiche non dimostrate. Scrivi per esempio «T-shirt in cotone biologico certificato GOTS», non «kit green».

Welcome kit per i nuovi dipendenti: la guida pratica